Le abren expediente disciplinario como funcionario: su defensa

El caso, en cinco líneas

Qué se ejercita

Defensa en el procedimiento disciplinario (recusación del instructor si procede, contestación al pliego de cargos, proposición de prueba, alegaciones a la propuesta de resolución y petición de caducidad o prescripción), recurso de alzada o potestativo de reposición contra la sanción y recurso contencioso-administrativo pidiendo su anulación, la reincorporación y el abono de lo dejado de percibir.

Ante quién

Primero, el instructor y el órgano competente para sancionar de su propia Administración. Contra la sanción, el recurso administrativo que indique la resolución y, agotada la vía, la sección de lo contencioso-administrativo del Tribunal de Instancia, o la Sala de lo Contencioso-Administrativo del Tribunal Superior de Justicia o de la Audiencia Nacional según el órgano que sancione y si se trata de la separación de un funcionario de carrera. El personal laboral demanda ante la sección de lo social del Tribunal de Instancia.

Plazo

La falta prescribe a los tres años si es muy grave, a los dos si es grave y a los seis meses si es leve, contados desde su comisión o desde el cese de la conducta si es continuada (artículo 97 TREBEP): es prescripción. El expediente caduca si la resolución no se dicta y notifica en su plazo máximo (artículo 25.1.b de la Ley 39/2015), que en el Estado es de doce meses desde el acuerdo de incoación. Contra la sanción expresa, un mes para el recurso administrativo y dos meses de caducidad para el contencioso desde el día siguiente a la notificación de la resolución que agota la vía (artículo 46.1 LJCA).

Quién puede

El funcionario de carrera o interino expedientado, frente a la Administración a la que pertenece el órgano que ejerce la potestad disciplinaria. El personal laboral se rige además por su convenio colectivo y la legislación laboral, y demanda en el orden social.

Riesgo económico

Las sanciones van del apercibimiento a la separación del servicio, pasando por la suspensión firme de funciones de hasta seis años, el traslado forzoso y el demérito (artículo 96 TREBEP). Si la suspensión provisional se eleva a definitiva, hay que devolver lo cobrado durante ella. En el contencioso, perder puede suponer condena en costas; ganar supone la anulación de la sanción, la reincorporación y el abono de lo dejado de percibir.

Antes del pliego: lo que ya escribió cuenta, y lo que firme ahora también

El expediente casi nunca empieza con el acuerdo de incoación. Antes suele haber una información reservada, que el reglamento estatal de régimen disciplinario (Real Decreto 33/1986) permite acordar al órgano competente para incoar. No es todavía el procedimiento: no tiene instructor ni pliego y no le reconoce derechos de defensa. Pero lo que usted dijo o escribió en ella entra en el expediente y suele ser la primera prueba de cargo. Aquel correo explicando los accesos, contestado de buena fe y sin ver nada, se va a leer como una confesión parcial.

El artículo 64.2 de la Ley 39/2015 exige que el acuerdo de iniciación identifique al presunto responsable, describa los hechos, su posible calificación y las sanciones que pudieran corresponder, nombre al instructor con indicación del régimen de recusación y señale el órgano competente para resolver, indicando la posibilidad de reconocer voluntariamente la responsabilidad con los efectos del artículo 85. Aquí está la trampa: las reducciones de al menos el 20 % del artículo 85.3 solo operan cuando la sanción tiene únicamente carácter pecuniario, y las disciplinarias no lo son. Reconocer no trae ninguna rebaja legal automática: permite resolver de inmediato con la sanción que proceda.

El artículo 53 de la Ley 39/2015 le reconoce el derecho a conocer en cualquier momento el estado del procedimiento, a acceder a los documentos y obtener copia, a actuar asistido de asesor y, por ser un procedimiento sancionador, a que se le notifiquen los hechos imputados, la identidad del instructor y la del órgano que puede sancionarle, y a la presunción de no existencia de responsabilidad mientras no se demuestre lo contrario. Lo primero que pide el despacho es la copia íntegra, incluida la información reservada y el informe que la originó. Sin ese papel no se declara ni se contesta nada.

El pliego de cargos fija los hechos, y lo que no se discute ahí se da por bueno

El artículo 98.2 TREBEP exige separar la fase instructora de la sancionadora y encomendarlas a órganos distintos. Esa separación vale poco si el instructor no es imparcial: la Ley 40/2015 incluye la enemistad manifiesta con el interesado entre las causas de abstención y de recusación. En un caso como el suyo, con un enfrentamiento público previo, la recusación se plantea por escrito en cuanto se conoce el nombramiento, con los hechos y los testigos que la acreditan. Si se deja pasar y se contesta al pliego como si nada, el argumento se debilita.

En el Estado, el Real Decreto 33/1986 obliga al instructor a formular el pliego en un plazo no superior a un mes desde la incoación, con los hechos en párrafos separados y numerados, y concede diez días para contestarlo, aportar documentos y pedir las pruebas necesarias. Las leyes autonómicas siguen un esquema parecido con sus propios plazos: el suyo se comprueba en la norma que le aplica. El pliego importa porque delimita el pleito: el artículo 90.2 de la Ley 39/2015 impide que la resolución acepte hechos distintos de los determinados en el procedimiento, y si el órgano quiere agravar la calificación o la sanción, debe darle quince días para alegar.

Por eso la contestación va párrafo a párrafo: se niega cada hecho que no es cierto, se precisa el que lo es solo a medias y se deja constancia de lo que el pliego no dice. Un hecho no discutido llega a la resolución como pacífico. La prueba se propone en ese mismo escrito. El instructor puede rechazar la que considere impertinente, pero debe motivarlo, y una negativa sin razón a una prueba relevante es indefensión que se hace valer después. El Tribunal Constitucional tiene declarado que las garantías del artículo 24.2 de la Constitución se proyectan, con matices, sobre el procedimiento sancionador, incluido el derecho a utilizar los medios de prueba pertinentes.

Dos relojes corren a su favor: la prescripción de la falta y la caducidad

El artículo 97 TREBEP fija la prescripción de las faltas en tres años las muy graves, dos las graves y seis meses las leves, y la cuenta desde que se cometieron, o desde el cese de su comisión cuando son continuadas. Desde que se cometieron, no desde que la Administración las descubrió: es el argumento que más se olvida. Por eso la Administración tiende a calificar alto y a presentar como continuada una serie de actos sueltos, porque así estira el plazo. Discutir la calificación no es un matiz: si la conducta es grave o leve, o si cada acceso es una falta distinta, parte de los hechos puede estar ya prescrita.

En el Estado, el Real Decreto 33/1986 dispone que la prescripción se interrumpe por la iniciación del procedimiento, y exige que la resolución de incoación esté debidamente registrada. Interrumpe la incoación, no la información reservada que la precedió ni el correo del superior pidiendo explicaciones. Se reconstruye, por tanto, la fecha de cada hecho imputado y la del acuerdo de incoación, y se comprueba qué hechos quedaron fuera antes de que el expediente existiera. En su caso, con consultas desde 2022, esa cuenta puede dejar fuera una parte de la imputación aunque se califique como muy grave.

El segundo reloj es la caducidad. El artículo 25.1.b) de la Ley 39/2015 la produce cuando, en un procedimiento sancionador iniciado de oficio, vence el plazo máximo sin resolución dictada y notificada. Para los funcionarios de la Administración General del Estado ese plazo es de doce meses, fijado por la disposición adicional vigésima novena de la Ley 14/2000, y el Tribunal Supremo ha declarado que en la función pública autonómica y local, a falta de norma con rango de ley que fije otro, rige ese mismo plazo estatal. Se cuenta desde la fecha del acuerdo de incoación y se detiene si la paralización es imputable a usted. Caducar no es prescribir: si la falta sigue viva, pueden abrirle otro expediente, como explica nuestra guía sobre la caducidad del expediente sancionador.

El fondo se gana con la prueba de cargo y con la proporcionalidad

El artículo 94.2 TREBEP somete la potestad disciplinaria a los principios de legalidad y tipicidad, irretroactividad de lo desfavorable, proporcionalidad, culpabilidad y presunción de inocencia. La tipicidad obliga a encajar la conducta en una falta concreta: el artículo 95.2 enumera las muy graves, entre ellas la publicación o utilización indebida de la documentación o información a que se tenga acceso por razón del cargo, y el apartado 3 remite las graves a la ley estatal o autonómica. Una imputación que describe algo reprochable pero no lo encaja en un tipo preciso es la primera grieta del expediente.

La carga de probar es de la Administración. El artículo 89.3 de la Ley 39/2015 obliga a la propuesta de resolución a fijar de forma motivada los hechos probados y valorar las pruebas, y el artículo 90.1 exige que la resolución incluya esa valoración, en especial la de las pruebas que fundamentan la decisión. En un caso como el suyo, un registro de accesos prueba que se usó su usuario, no que fuera usted quien estaba ante el ordenador: sesiones abiertas, contraseñas compartidas por costumbre del servicio o consultas encargadas por un superior cambian por completo la lectura. Ahí decide una pericial informática independiente, no un argumento.

El artículo 96.3 TREBEP manda graduar la sanción según el grado de intencionalidad, descuido o negligencia, el daño al interés público, la reiteración o reincidencia y el grado de participación. La separación del servicio solo puede sancionar faltas muy graves y, para un funcionario interino, comporta la revocación del nombramiento. Cuando la Administración elige la sanción más dura sin explicar por qué descarta las demás, o ha castigado con menos a otros en casos iguales, la desproporción es motivo para anular la sanción impuesta, y los precedentes de la propia Administración se piden como prueba.

Suspensión provisional y causa penal: los dos frenos del expediente

El artículo 98.3 TREBEP permite la suspensión provisional mediante resolución motivada, y le pone un límite: no puede exceder de seis meses, salvo paralización del procedimiento imputable al interesado. Durante ella se cobran las retribuciones básicas y, en su caso, las prestaciones familiares por hijo a cargo. Lo que casi nadie sabe está en el apartado 4: si la suspensión provisional se eleva a definitiva, hay que devolver lo percibido durante ella; si no, la Administración debe restituir la diferencia con lo que habría cobrado, reincorporarle de inmediato y computar ese tiempo como servicio activo. Cumplidos los seis meses sin culpa suya, la reincorporación se exige por escrito.

Si de la instrucción resultan indicios fundados de criminalidad, el artículo 94.3 TREBEP obliga a suspender el procedimiento y ponerlo en conocimiento del Ministerio Fiscal. Accesos indebidos a datos de contribuyentes pueden tener relevancia penal, y eso cambia la estrategia: lo que declare en el expediente puede acabar en la causa penal, de modo que las dos defensas se llevan coordinadas y nada se contesta en una sin medir su efecto en la otra. La suspensión provisional también puede acordarse durante un procedimiento judicial, y entonces dura lo que la prisión provisional u otras medidas del juez que impidan desempeñar el puesto, sin pérdida del puesto aunque pase de seis meses.

El mismo artículo 94.3 cierra con una regla decisiva: los hechos declarados probados por resoluciones judiciales firmes vinculan a la Administración. Si el juez penal declara que el hecho no existió, el expediente no puede darlo por existente. Si absuelve por otra razón, por ejemplo porque no aprecia dolo penal, los hechos que sí declara probados pueden sostener una sanción disciplinaria, porque el Tribunal Constitucional admite la concurrencia de ambas vías cuando el fundamento de la sanción es distinto. Y una condena firme a pena de inhabilitación para cargo público hace perder por sí sola la condición de funcionario, sin necesidad de expediente.

Contra la sanción: un mes para el recurso y dos meses para el contencioso

La sanción no es ejecutiva mientras quepa contra ella un recurso ordinario en vía administrativa, según el artículo 90.3 de la Ley 39/2015. El pie de la resolución dice cuál cabe: si es alzada, hay que interponerla, porque sin ella no se agota la vía; si es reposición, es potestativa y puede ir directamente al contencioso. En ambos casos el plazo es de un mes desde la notificación de la resolución expresa. Aquí no rige el requisito de procedibilidad del artículo 5 de la LO 1/2025, el intento previo de un medio adecuado de solución de controversias, que es propio del orden civil y mercantil: en el contencioso, el requisito previo es agotar la vía administrativa.

Agotada la vía, el artículo 46.1 LJCA da dos meses desde el día siguiente a la notificación de la resolución expresa, o seis meses desde que se produce el acto presunto si el recurso no se contesta. Es un plazo de caducidad que no reabren escritos nuevos a la Administración. Conoce en la mayoría de los casos la sección de lo contencioso-administrativo del Tribunal de Instancia, y en materia de personal y sanciones la ley permite elegir entre el tribunal de su domicilio y el de la sede del órgano que dictó el acto. La demanda pide la anulación, la reincorporación, las retribuciones dejadas de percibir con sus intereses y la cancelación de la anotación; si la sanción ya se ejecuta, la suspensión cautelar se pide aparte, como explica nuestra guía sobre esa medida.

Si usted es personal laboral, el cauce cambia. El artículo 93.4 TREBEP remite en lo no previsto a la legislación laboral, las faltas las tipifica su convenio colectivo y el despido o la sanción se discuten ante la sección de lo social del Tribunal de Instancia, con un plazo de caducidad de veinte días hábiles. Si el despido de un trabajador fijo por falta muy grave se declara improcedente, el artículo 96.2 TREBEP impone la readmisión, no la indemnización. Hay además colectivos con régimen propio: guardias civiles y militares recurren ante la jurisdicción militar, y el personal estatutario de los servicios de salud tiene su propio estatuto disciplinario. Equivocarse de orden jurisdiccional con el plazo corriendo es perderlo.

Cómo lo llevamos, paso a paso

1. 1

   Pedir la copia íntegra y fijar el calendario

   Se solicita al amparo del artículo 53 de la Ley 39/2015 la copia de todo el expediente, incluida la información reservada. Con la fecha del acuerdo de incoación se calculan la caducidad del procedimiento y la prescripción de cada hecho imputado.

2. 2

   Revisar al instructor y la suspensión provisional

   Si hay causa de abstención, se recusa por escrito en cuanto se conoce. Si le han suspendido, se comprueba la motivación y se anota la fecha en que se cumplen los seis meses del artículo 98.3 TREBEP.

3. 3

   Contestar el pliego de cargos hecho por hecho

   Dentro del plazo (diez días en el reglamento estatal) se contesta cada párrafo numerado, se alegan la prescripción y la caducidad si proceden y se discute la calificación. No se reconoce nada sin haber leído el expediente completo.

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   Proponer la prueba y pelear la que se deniegue

   Se pide la pericial informática, los testigos del servicio, las instrucciones internas y los precedentes de sanción. Si el instructor deniega alguna, se deja constancia de la denegación y de su falta de motivación para hacerla valer después.

5. 5

   Alegar frente a la propuesta de resolución

   Se comprueba que los hechos probados son los del pliego, que la valoración de la prueba está motivada y que la sanción respeta el artículo 96.3 TREBEP. Si el órgano quiere agravar, dispone usted de quince días para alegar según el artículo 90.2 de la Ley 39/2015.

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   Recurrir la sanción y llevarla al contencioso

   Un mes para la alzada o la reposición y, agotada la vía, dos meses para el recurso contencioso-administrativo, pidiendo la anulación, la reincorporación, las retribuciones con intereses y, si la sanción ya se ejecuta, su suspensión cautelar.

La norma aplicable

• Art. 94 TREBEP. Somete la potestad disciplinaria a los principios de legalidad y tipicidad, irretroactividad de lo desfavorable, proporcionalidad, culpabilidad y presunción de inocencia; ordena suspender el procedimiento y comunicarlo al Ministerio Fiscal si hay indicios fundados de criminalidad, y declara que los hechos probados por resoluciones judiciales firmes vinculan a la Administración. BOE-A-2015-11719
• Art. 95 TREBEP. Clasifica las faltas en muy graves, graves y leves; enumera las muy graves, entre ellas la publicación o utilización indebida de información conocida por razón del cargo, el abandono del servicio y el acoso; y remite la tipificación de las graves a la ley o, para el personal laboral, al convenio colectivo. BOE-A-2015-11719
• Art. 96 TREBEP. Enumera las sanciones, reserva la separación del servicio y el despido disciplinario a las faltas muy graves, limita la suspensión firme a seis años, impone la readmisión del personal laboral fijo si el despido se declara improcedente y manda graduar la sanción por intencionalidad, daño, reiteración y participación. BOE-A-2015-11719
• Art. 97 TREBEP. Fija la prescripción de las faltas en tres años, dos años y seis meses, y la de las sanciones en tres años, dos años y un año; la de las faltas corre desde su comisión o desde el cese de la falta continuada, y la de las sanciones desde la firmeza de la resolución. BOE-A-2015-11719
• Art. 98 TREBEP. Exige procedimiento previo para sancionar faltas graves y muy graves y audiencia para las leves, separa la fase instructora de la sancionadora, limita la suspensión provisional a seis meses salvo paralización imputable al interesado, garantiza las retribuciones básicas durante ella y regula la devolución o la restitución de haberes según se eleve o no a definitiva. BOE-A-2015-11719
• Art. 25 Ley 39/2015. En los procedimientos iniciados de oficio en que se ejercitan potestades sancionadoras, el vencimiento del plazo máximo sin resolución dictada y notificada produce la caducidad y el archivo de las actuaciones; el cómputo se interrumpe si el procedimiento se paraliza por causa imputable al interesado. BOE-A-2015-10565
• Art. 90 Ley 39/2015. Obliga a la resolución sancionadora a valorar la prueba y fijar los hechos, le impide aceptar hechos distintos de los determinados en el procedimiento, concede quince días para alegar si se pretende una calificación o sanción más grave y la hace ejecutiva solo cuando no cabe recurso ordinario en vía administrativa. BOE-A-2015-10565
• Art. 46 LJCA. Fija dos meses para interponer el recurso contencioso-administrativo desde el día siguiente a la notificación del acto expreso que pone fin a la vía administrativa, seis meses si el acto es presunto, y, cuando se interpuso recurso potestativo de reposición, cuenta desde el día siguiente a la notificación de su resolución expresa o a aquel en que deba entenderse presuntamente desestimado. BOE-A-1998-16718

Artículos comprobados uno a uno contra el texto consolidado del BOE.

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