Contratar a un empleado: alta en Seguridad Social y contrato

Contratar a alguien por primera vez implica tres actuaciones ante dos administraciones distintas, y el orden importa. Primero, la empresa o el autónomo se inscribe en la Tesorería General de la Seguridad Social (TGSS) y obtiene un código de cuenta de cotización. Segundo, se da de alta al trabajador en ese código, siempre antes de que empiece a trabajar. Tercero, se comunica el contrato al Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE) dentro del plazo legal.

La inscripción de la empresa se hace una sola vez y sirve para toda su vida. El alta y la comunicación del contrato se repiten con cada nueva contratación. Managora coordina los tres pasos en la secuencia correcta para que el alta quede registrada antes del primer día de trabajo y el contrato se comunique dentro de plazo, sin que usted tenga que entrar en cada sede.

Puede iniciar cada trámite desde su ficha correspondiente: inscripción de la empresa, alta del trabajador, comunicación del contrato, baja, variación de datos y sistema especial de empleadas de hogar. El importe actualizado de cada gestión figura en la ficha del trámite.

Antes de dar de alta a nadie, el empleador debe estar inscrito en la Seguridad Social. La inscripción es el acto por el que la TGSS le identifica como empresario y le asigna un código de cuenta de cotización (CCC), que es el número que agrupa a los trabajadores por los que va a cotizar. Se solicita con el modelo oficial TA.6 y, con carácter general, se presenta por medios electrónicos. Suele requerirse el documento identificativo del empresario o representante (DNI, NIE o CIF) y el alta en la Agencia Tributaria (modelo 036).

El CCC tiene 11 dígitos (provincia, número y dígitos de control), precedidos del código de régimen, que en el Régimen General es 0111. La inscripción es única y válida en todo el territorio nacional durante toda la vida de la empresa. Ahora bien, si desarrolla su actividad en varias provincias, o tiene grupos de trabajadores con modalidades de cotización distintas, deberá disponer de un CCC en cada caso (se solicita con el modelo TA.7). Managora prepara la inscripción y le entrega su código listo para dar de alta al primer trabajador.

El alta comunica a la Seguridad Social que una persona va a empezar a trabajar para usted. La regla clave es que el alta debe ser previa al inicio de la actividad: puede presentarse hasta 60 días naturales antes de la fecha de comienzo, pero nunca después de que el trabajador haya empezado. Un alta presentada cuando la persona ya está trabajando, aunque sea por unas horas, se considera fuera de plazo y es sancionable.

El alta se tramita de forma electrónica a través del Sistema RED de la TGSS, indicando los datos del trabajador, el grupo de cotización, el tipo de contrato y la fecha de inicio. Para ello el trabajador necesita tener número de la Seguridad Social. Managora verifica los datos, comprueba que el trabajador tenga número asignado y presenta el alta con antelación suficiente para que quede efectiva el mismo día en que arranca la relación laboral.

El alta en la Seguridad Social y la comunicación del contrato son dos trámites diferentes. Una vez formalizado el contrato, la empresa está obligada a comunicar su contenido al Servicio Público de Empleo por medios telemáticos, a través de la aplicación Contrat@ de la sede electrónica del SEPE. Esta obligación se regula en el Real Decreto 1424/2002. El plazo habitual es de diez días hábiles desde que se concierta el contrato, y alcanza también a las prórrogas y, cuando exista representación legal de los trabajadores, a la copia básica del contrato.

No comunicar los contratos al Servicio Público de Empleo constituye una infracción del orden social y puede acarrear sanción. Managora comunica el contrato en Contrat@ dentro de plazo y conserva el justificante de la comunicación, de modo que quede acreditado que la contratación se registró correctamente.

Cuando termina la relación laboral hay que comunicar la baja a la Seguridad Social por el Sistema RED, indicando la causa (fin de contrato, despido, dimisión, jubilación) y la fecha efectiva del cese. El plazo es de 3 días naturales desde el cese. La puntualidad tiene efecto económico directo: si presenta la baja en plazo, su obligación de cotizar por ese trabajador termina el día del cese; si la presenta tarde, sigue obligado a cotizar hasta el día en que la comunique.

Durante la relación laboral pueden cambiar datos que también deben comunicarse por el Sistema RED, como la jornada en un contrato a tiempo parcial, el paso de temporal a indefinido o el grupo de cotización. Son las llamadas variaciones de datos. Managora tramita tanto la baja como cualquier variación dentro del plazo reglamentario para evitar cotizaciones indebidas y regularizaciones posteriores.

Contratar a alguien para el hogar familiar (limpieza, cuidado de personas, tareas domésticas) se encuadra en el Sistema Especial para Empleados de Hogar, dentro del Régimen General, y tiene reglas propias. Desde el 1 de enero de 2023, el empleador es el único responsable de tramitar el alta y la baja y de ingresar las cuotas, cualquiera que sea el número de horas trabajadas. Ha desaparecido la antigua posibilidad de que la persona que trabajaba menos de 60 horas al mes asumiera su propia alta y cotización.

El alta puede solicitarse hasta 60 días antes del inicio y hasta el mismo día de comienzo. La baja se comunica hasta 3 días naturales después del cese. Cualquier cambio de jornada, retribución o tipo de contrato debe comunicarse también. Además, la normativa reciente reconoce a estas personas trabajadoras protección en materia de prevención de riesgos laborales, con obligaciones para el empleador. Managora se ocupa del alta, la baja, las variaciones y la cotización mensual para que usted cumpla desde el primer día.