El contrato de licencia de software y SaaS: que debe cubrir

La licencia de uso autoriza al cliente a utilizar un programa que se instala en sus propios sistemas. El software está protegido como obra por el texto refundido de la Ley de Propiedad Intelectual (Real Decreto Legislativo 1/1996, artículos 95 a 104): el proveedor conserva la titularidad y solo cede un derecho de uso con el alcance que diga el contrato.

El SaaS (software as a service) no entrega el programa: el cliente accede por internet a un servicio que se ejecuta en la infraestructura del proveedor y paga una suscripción. Jurídicamente es una prestación de servicios continuada, de modo que las obligaciones centrales son la disponibilidad, el mantenimiento y la seguridad, no la entrega de una copia.

La distinción no es teórica: determina qué se garantiza (una copia conforme frente a un servicio disponible), quién custodia los datos y qué ocurre al terminar el contrato. Muchos productos combinan ambas figuras (por ejemplo, un módulo instalable con un panel en la nube) y el contrato debe regular cada componente por separado.

Si vende a consumidores finales, se aplican además las normas de consumo sobre contenidos y servicios digitales, que restringen las cláusulas que puede imponer. Esta guía se centra en el contrato entre empresas, que es el escenario habitual del SaaS.

La regla de oro está en el artículo 43 de la Ley de Propiedad Intelectual: la cesión queda limitada a los derechos y modalidades de explotación expresamente previstos. Si el contrato calla, la ley interpreta el silencio de forma restrictiva: sin plazo pactado la cesión dura cinco años y sin territorio se limita al país en que se realiza.

Por eso el contrato debe cuantificar el uso con una métrica clara: usuarios nominales o concurrentes, sedes o centros de trabajo, entornos (producción, pruebas), instancias o volumen de datos. También debe decir si las filiales del grupo del cliente pueden usar el software o si necesitan licencia propia.

La exclusividad no se presume: el artículo 48 de la misma ley exige que la cesión en exclusiva se otorgue expresamente. Con la sublicencia y la cesión del contrato ocurre lo contrario de lo que suele creerse: la ley las prohíbe por defecto. El derecho del cesionario no exclusivo es intransmisible (artículo 50.1) y la transmisión de una cesión exclusiva exige el consentimiento expreso del cedente (artículo 48.2). Por tanto, si el proveedor quiere permitir que su cliente sublicencie o revenda el acceso, es esa autorización la que debe constar expresamente por escrito; aun así, conviene que el contrato lo diga en uno u otro sentido para evitar dudas.

Al proveedor le conviene una cláusula de auditoría de uso (verificar que el cliente no excede los usuarios contratados) y un mecanismo de regularización del sobreuso. Al cliente, precios cerrados de ampliación y de renovación para evitar subidas unilaterales.

El programa de ordenador es obra protegida desde su creación, sin necesidad de registro (artículos 95 y 96 de la Ley de Propiedad Intelectual). Cuando lo crea un trabajador asalariado en el ejercicio de sus funciones, los derechos de explotación corresponden al empresario salvo pacto en contrario (artículo 97.4).

Esa regla no cubre a los colaboradores externos. Si su producto lo ha escrito un freelance o una empresa de desarrollo sin firmar una cesión de derechos, usted no es titular pleno del código que ha pagado: la cesión tácita se limita a lo indispensable para la finalidad del encargo. La solución es una cesión expresa y por escrito que incluya la transformación del código y todas las modalidades de explotación necesarias.

En los desarrollos a medida sobre un producto existente el contrato debe separar tres capas: el software preexistente del proveedor (que sigue siendo suyo), los desarrollos específicos encargados por el cliente (cuya titularidad o licencia amplia se negocia) y las mejoras generales derivadas del proyecto (que el proveedor suele reservarse para el conjunto de su producto).

Si la licencia recae sobre una patente o un modelo de utilidad, puede inscribirse en la Oficina Española de Patentes y Marcas para que produzca plenos efectos frente a terceros (Ley 24/2015, de Patentes). Si recae sobre un diseño industrial registrado, la inscripción de la licencia en la OEPM se rige por la Ley 20/2003, de 7 de julio, de Protección Jurídica del Diseño Industrial (artículos 33 y 60). Managora revisa si su caso lo requiere.

El SLA (acuerdo de nivel de servicio) convierte la promesa comercial en obligaciones medibles: porcentaje de disponibilidad mensual y cómo se calcula, ventanas de mantenimiento excluidas, tiempos de respuesta y de resolución según la severidad de la incidencia, y canales y horario de soporte.

Las penalizaciones habituales son créditos de servicio: un porcentaje de la cuota que se descuenta si no se alcanza el nivel pactado. El contrato debe fijar el techo total de créditos, si son el remedio exclusivo o se acumulan a la indemnización de daños, y a partir de qué incumplimiento reiterado el cliente puede resolver el contrato.

Estas cláusulas penales son válidas al amparo de la libertad de pactos (artículo 1255 del Código Civil), aunque los tribunales pueden moderarlas si el incumplimiento es solo parcial (artículo 1154). Redactarlas con precisión evita esa discusión: qué se mide, con qué herramienta, quién reporta y en qué plazo se reclama.

Si el servicio aloja o procesa datos personales por cuenta del cliente (sus empleados, socios, pacientes o consumidores), el proveedor SaaS actúa como encargado del tratamiento. El artículo 28.3 del RGPD exige un contrato escrito, firmado antes de empezar a tratar los datos; su ausencia es una infracción autónoma sancionable por la AEPD, tanto para el cliente (responsable) como para el proveedor (encargado).

Ese anexo, habitualmente llamado DPA (data processing agreement), tiene un contenido mínimo obligatorio que se resume en la tabla siguiente. Además debe regular los subencargados (por ejemplo, el proveedor de la nube donde se aloja el servicio), que requieren autorización previa o general con derecho de oposición.

Dos puntos merecen atención especial: el encargado debe notificar las violaciones de seguridad al responsable sin dilación indebida (el responsable dispone después de 72 horas para notificar a la AEPD, artículo 33 RGPD), y al terminar el contrato los datos deben suprimirse o devolverse, a elección del cliente, con certificación del borrado.

Si algún subencargado está fuera del Espacio Económico Europeo, el contrato debe amparar la transferencia internacional (capítulo V del RGPD, normalmente mediante cláusulas contractuales tipo de la Comisión Europea).

La limitación de responsabilidad es la cláusula más negociada. Lo habitual en SaaS es un techo indemnizatorio (por ejemplo, las cuotas pagadas en los últimos doce meses) y la exclusión del lucro cesante y de los daños indirectos. Dos límites legales: la responsabilidad por dolo no puede excluirse (artículo 1102 del Código Civil) y frente a consumidores estas cláusulas están fuertemente restringidas.

El cliente debe exigir excepciones al techo (carve-outs): la infracción de propiedad intelectual de terceros, la violación de confidencialidad y los incumplimientos de protección de datos suelen quedar fuera del límite o con un techo superior.

La salida se pacta el primer día: exportación de los datos en un formato estructurado y de uso habitual, plazo de recuperación tras la terminación, asistencia de migración y borrado certificado. Desde el 12 de septiembre de 2025 el Reglamento de Datos (UE) 2023/2854 obliga a los servicios de nube y SaaS a incluir cláusulas de cambio de proveedor con plazos máximos (vea la tabla de plazos) y desde el 12 de enero de 2027 prohíbe cobrar por el proceso de cambio.

Para software crítico conviene añadir un acuerdo de escrow: el código fuente se deposita ante un tercero y se libera al cliente solo en los supuestos pactados (concurso del proveedor, cese del mantenimiento). Managora redacta el acuerdo de depósito junto con el contrato principal.

Managora prepara su contrato de licencia o SaaS a medida, con el SLA y el anexo de encargo de tratamiento incluidos, listo para firmar con sus clientes. Puede ver el importe actualizado en la ficha del trámite y encargarlo online en cualquier momento.