La Apostilla de La Haya: para que sirve y como se obtiene

La Apostilla es una anotación que se coloca sobre un documento público (o en una prolongación del mismo) para certificar la autenticidad de la firma, la calidad en que ha actuado el firmante y, en su caso, la identidad del sello o timbre que lleva. Está prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya, de 5 de octubre de 1961.

Su función es dar validez a un documento público español en el extranjero. Cuando el país de destino es parte del Convenio, la Apostilla sustituye a la antigua cadena de legalizaciones: con esa única anotación el documento se reconoce en cualquier otro Estado firmante sin exigir trámites adicionales de autenticación.

El mismo mecanismo funciona a la inversa: un documento público extranjero apostillado en su país de origen se acepta en España sin necesidad de legalización consular, siempre que ese país también sea parte del Convenio.

Pueden apostillarse los documentos públicos, que el artículo 1 del Convenio agrupa en cuatro categorías: documentos judiciales (como sentencias o certificaciones de un juzgado), documentos administrativos (categoría en la que se incluyen las certificaciones del Registro Civil: nacimiento, matrimonio y defunción, y otras certificaciones de organismos públicos), documentos notariales (por ejemplo escrituras, poderes o actas) y las certificaciones oficiales puestas sobre documentos privados, como la legitimación de una firma o una mención de registro.

Los documentos privados (por ejemplo un contrato entre particulares) no pueden apostillarse por sí solos. Sí es posible apostillar un documento privado cuando su firma ha sido previamente legitimada ante notario, porque en ese momento pasa a tener el respaldo de una intervención notarial y encaja en esa cuarta categoría de certificaciones oficiales.

El Convenio deja fuera dos supuestos que no admiten Apostilla: los documentos expedidos por funcionarios diplomáticos o consulares y los documentos administrativos que se refieran directamente a una operación comercial o aduanera.

La autoridad competente depende de la naturaleza del documento, tal como fija el Real Decreto 1497/2011. No hay una única ventanilla: cada tipo de documento se apostilla donde corresponde.

Documentos notariales y privados con firma legitimada ante notario: la Apostilla corresponde a los Colegios Notariales (a sus Decanos o a quien estos deleguen).

Documentos judiciales: como regla general los apostillan las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia (y las de Ceuta y Melilla), o quienes las sustituyan o reciban su delegación. Como excepción, los documentos que proceden del Tribunal Supremo y de la Audiencia Nacional los apostillan sus respectivos Secretarios de Gobierno, no el Tribunal Superior de Justicia.

Documentos administrativos y del Registro Civil: se apostillan en las Gerencias Territoriales del Ministerio de Justicia y en la Oficina Central de Atención al Ciudadano del Ministerio de Justicia. Para documentos administrativos y judiciales, el ciudadano puede acudir indistintamente a estas oficinas del Ministerio o a las Secretarías de Gobierno de los Tribunales Superiores de Justicia.

La Apostilla puede emitirse en soporte papel o en formato electrónico. El Real Decreto 1497/2011 creó el Registro Electrónico de Apostillas del Ministerio de Justicia y reguló la emisión de la Apostilla electrónica, firmada digitalmente con un sello de órgano oficial.

En la actualidad, la Apostilla electrónica está disponible solo para algunos certificados emitidos por el propio Ministerio de Justicia; el resto de documentos se apostillan en papel. Cuando procede, la Apostilla electrónica permite que la autoridad de destino verifique su autenticidad en línea durante años desde su emisión, cotejando la anotación con el registro oficial. Conviene comprobar de antemano si el organismo del país de destino admite la versión electrónica o exige la Apostilla en papel.

Puede ver el detalle de plazos, requisitos y el importe actualizado de la tramitación en la ficha del trámite de Managora.

La Apostilla solo es válida entre Estados que han firmado el Convenio de La Haya de 1961. Si el documento debe surtir efecto en un país que no es parte del Convenio, no basta con apostillar: hay que seguir la vía de la legalización diplomática o consular.

Ese procedimiento es una cadena de validaciones: el documento se legaliza en España a través de la Sección de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación y, después, ante la representación diplomática o consular del país donde vaya a utilizarse.

El primer paso para saber qué vía le corresponde es identificar el país de destino y comprobar si figura entre los Estados parte del Convenio. Managora realiza esa comprobación y encamina su documento por la ruta correcta, ya sea Apostilla o legalización consular.

Managora prepara y presenta la Apostilla por usted de principio a fin. Revisamos que el documento reúna los requisitos para ser apostillado, identificamos la autoridad competente según su tipo (notarial, judicial o administrativo) y realizamos la gestión sin que usted tenga que desplazarse.

Si su documento va destinado a un país que no forma parte del Convenio, gestionamos en su lugar la legalización por vía consular. Y si el país de destino exige además una traducción oficial del documento, la coordinamos dentro del mismo encargo.

Para iniciar el trámite y consultar el importe actualizado, entre en la ficha de la Apostilla de La Haya en Managora. Ahí verá los pasos, la documentación necesaria y el precio vigente.