El registro sanitario de alimentos (RGSEAA): alta paso a paso

El Registro General Sanitario de Empresas Alimentarias y Alimentos (RGSEAA) es un registro estatal, público e informatizado, adscrito a la Agencia Española de Seguridad Alimentaria y Nutrición (AESAN). Su finalidad es facilitar el control oficial de las empresas alimentarias (artículo 1 del Real Decreto 191/2011, de 18 de febrero). Cualquiera puede comprobar una inscripción en el buscador público de AESAN, y sus clientes profesionales y las plataformas de venta lo harán.

Deben inscribirse las empresas con sede o establecimiento en España cuya actividad sea la producción, transformación o elaboración, el envasado, el almacenamiento, la distribución, el transporte o la importación de países terceros de alimentos, complementos alimenticios, coadyuvantes tecnológicos o materiales en contacto con alimentos (artículo 2 del RD 191/2011). También se inscriben las empresas sin establecimiento propio, como distribuidores e importadores que trabajan sobre catálogo o por internet: en ese caso la inscripción se refiere a la empresa y a su domicilio social.

El número asignado identifica administrativamente a la empresa o establecimiento: sus dos primeras cifras corresponden a la clave del sector de actividad. Solo en los establecimientos autorizados conforme al Reglamento (CE) 853/2004 (productos de origen animal) el número forma parte de la marca de identificación que debe aparecer en el etiquetado.

La regla general es la comunicación previa: su presentación ante la autoridad sanitaria de la comunidad autónoma donde radica el establecimiento es condición única y suficiente para tramitar la inscripción y, simultáneamente, iniciar la actividad, sin perjuicio de los controles posteriores (artículo 6.1 del RD 191/2011). La comunicación incluye nombre o razón social, NIF, objeto de todas las actividades y sede del establecimiento o, si no lo hay, domicilio social.

La excepción son los establecimientos del artículo 4.2 del Reglamento (CE) 853/2004: los que fabrican, envasan o almacenan con control de temperatura productos de origen animal (claves 10 carnes, 12 pescados, 14 huevos, 15 leche y las mismas actividades en la clave 40 polivalente). Estos presentan una solicitud de autorización, reciben una visita de inspección previa y no pueden empezar hasta obtener la autorización, primero condicional y después definitiva. Quedan fuera de esta exigencia, y por tanto van por comunicación previa, los distribuidores e importadores puros (categorías 3 y 5) y los almacenes sin control de temperatura, entre otros casos que detalla la guía oficial de AESAN.

Recibida la documentación, el Registro comunica el número de identificación a la comunidad autónoma dentro de los quince días hábiles siguientes (artículo 6.3 del RD 191/2011). Managora clasifica su actividad, prepara el formulario correcto y lo presenta ante la autoridad de su comunidad, de modo que un error de encaje no le cueste semanas.

La inscripción no sustituye al cumplimiento de la legislación alimentaria: la responsabilidad sigue siendo del operador (artículo 1.4 del RD 191/2011). Antes de presentar nada, el local debe cumplir las condiciones de higiene del anexo II del Reglamento (CE) 852/2004 (superficies lavables, agua potable, aseos, cadena de frío) y contar con su licencia o declaración responsable municipal de actividad, que es un trámite distinto y previo.

Debe disponer de un sistema de autocontrol basado en los principios del APPCC (análisis de peligros y puntos de control crítico), exigido por el artículo 5 del Reglamento (CE) 852/2004, con sus planes de prerrequisitos: limpieza y desinfección, control de plagas, formación de manipuladores, proveedores y agua. Varias comunidades piden con el alta una memoria descriptiva de la actividad o el propio plan de autocontrol, y todas lo revisarán en la primera inspección.

Además, necesita un sistema de trazabilidad que le permita identificar de quién procede y a quién ha suministrado cada producto (artículo 18 del Reglamento (CE) 178/2002). No hace falta un software específico: sí registros ordenados de lotes, proveedores y clientes.

Si su actividad va por comunicación previa, puede iniciarla el mismo día de la presentación. El número RGSEAA llega después: AESAN lo comunica a la comunidad autónoma en un máximo de quince días hábiles desde que recibe la documentación, aunque el tiempo total hasta que usted lo tiene y aparece en el buscador depende de la carga de trabajo de cada comunidad y suele medirse en semanas.

Si su actividad exige autorización (productos de origen animal), habrá visita de inspección previa. Superada esta, la autoridad concede una autorización condicional y vuelve a auditar el establecimiento en un plazo de unos tres meses, prorrogable otros tres, antes de la autorización definitiva, conforme al régimen del Reglamento (UE) 2017/625. Como referencia, la Comunidad de Madrid fija en nueve meses el plazo máximo de resolución de estos expedientes.

Una vez inscrito, entrará en el programa de control oficial de su comunidad: inspecciones periódicas según el riesgo de su actividad, en las que se revisan instalaciones, APPCC, trazabilidad y etiquetado. Ante incumplimientos, la autoridad puede ordenar desde la corrección hasta la suspensión de la actividad o de la autorización (artículo 138 del Reglamento (UE) 2017/625); la suspensión se refleja retirando el establecimiento del buscador público.

La importación es una actividad inscribible por sí misma: debe estar dado de alta antes de traer la primera partida. Los importadores se inscriben con la categoría 5, tengan o no almacén propio, en la clave del producto que importan o en la clave 40 si operan con productos de varios sectores. La guía de AESAN aclara que la categoría 5 lleva implícita la distribución posterior de lo importado.

Incluso un comercio minorista que importa para su propio uso (por ejemplo, un restaurante que trae carne de fuera de la UE) debe inscribirse con la categoría 5, con la indicación de comercio al por menor en observaciones. Si el producto importado se usa solo como materia prima de un establecimiento ya inscrito como fabricante, la guía prevé reglas específicas de anotación.

Para productos de origen animal, además, la mercancía debe proceder de establecimientos de países terceros autorizados por la Unión Europea y entrar por los puestos de control fronterizo con sus controles sanitarios. Managora estudia su caso, le inscribe con la clave y categoría correctas y le orienta sobre los requisitos de entrada de su producto.

Todo cambio en los datos obligatorios de la inscripción (titular o razón social, domicilio, actividades, ampliación de líneas) debe comunicarse a la misma autoridad autonómica. Las modificaciones surten efecto desde su presentación, salvo en los establecimientos sujetos a autorización, donde la autoridad debe confirmar previamente que se mantienen las condiciones (artículos 5 y 6 del RD 191/2011). No comunicar un cambio es una de las incidencias más habituales en inspección.

Si detiene la actividad de forma transitoria (obras, temporada, reformas), existe un procedimiento de comunicación de suspensión temporal acordado por AESAN con las comunidades: el establecimiento deja de mostrarse en el buscador mientras dure, sin perder el expediente. El cese definitivo se comunica igualmente y conlleva la cancelación del asiento; la autoridad también puede cancelar de oficio inscripciones inexactas, previa audiencia al interesado.

Managora se ocupa de todo el ciclo: el alta inicial, las ampliaciones de actividad, los cambios de titular y la baja, con la documentación que exige su comunidad autónoma. Puede ver el importe actualizado del servicio en la ficha del trámite de alta en el Registro Sanitario de Alimentos y empezar hoy: usted nos cuenta su actividad y nosotros preparamos y presentamos la comunicación por usted.