Teletrabajar desde España para una empresa de fuera

La residencia fiscal no la decide su contrato ni su nacionalidad: la decide dónde está usted. Es residente si permanece más de 183 días del año natural en territorio español, computando las ausencias esporádicas, o si en España radica el núcleo principal o la base de sus actividades o intereses económicos. Además, si su cónyuge no separado legalmente y sus hijos menores viven aquí, Hacienda presume que usted también reside aquí, salvo prueba en contrario.

España no parte el año fiscal. Si cruza el umbral, es residente por los doce meses, también por los que vivió fuera. Y el residente tributa por su renta mundial, incluido el sueldo que le paga una empresa que no tiene ni oficina ni NIF en España.

El convenio de doble imposición no cambia ese resultado. En los convenios que sigue España, el sueldo de un trabajo realizado físicamente en territorio español tributa en España, aunque quien paga esté fuera. Lo habitual es que el país de la empresa deje de retener en cuanto usted le entrega su certificado de residencia fiscal español: si ya le han retenido, la devolución se pide allí, no aquí. Managora le obtiene ese certificado y prepara la comunicación a su empleador.

Sí, y es la vía más limpia. Una empresa sin sede ni sucursal aquí puede inscribirse en la Seguridad Social española como empresario sin establecimiento, obtener su código de cuenta de cotización y darle de alta a usted en el régimen general. No hay que constituir sociedad ni inscribir una sucursal en el Registro Mercantil. Lo que sí hace falta es que la empresa obtenga antes un NIF de no residente en la Agencia Tributaria y que, si la inscripción y el alta las tramita un representante en España, otorgue un poder de representación: ese poder suele exigir notario del país de la empresa o notaría consular y, en muchos casos, apostilla y traducción jurada. Managora le indica exactamente qué poder hace falta y se lo prepara.

Queda la parte que más resistencia genera en la empresa: ingresar cuotas cada mes desde el extranjero. El Reglamento europeo de seguridad social (artículo 21.2 del Reglamento 987/2009, ya que el 21.1 es el que impone la obligación general al empresario) permite un acuerdo escrito por el que usted asume el cumplimiento de esa obligación, con las cuotas de empresa y trabajador, y la empresa se las abona junto con la nómina. La empresa sigue siendo responsable si usted no paga, pero deja de tener que operar con la Tesorería mes a mes. Es el argumento que suele desbloquear el no de recursos humanos.

Las otras dos vías son una empresa de registro (employer of record), que le contrata aquí y factura a su empresa, y facturar usted como autónomo. La tercera parece la más barata y es la que más problemas da: si trabaja en exclusiva para un solo pagador, con su horario, sus medios y sus instrucciones, la Inspección de Trabajo puede calificarlo como falso autónomo y reclamar las cuotas de todo el periodo con recargo, además de la sanción. Puede ver el importe actualizado en la ficha de Alta como autónomo si esa es su vía.

La regla europea es que se cotiza donde se trabaja. Si usted teclea desde su casa de Valencia, su trabajo se realiza en España y la seguridad social competente es la española, aunque su jefe, su nómina y sus clientes estén fuera.

Hay dos excepciones que conviene conocer. La primera aparece cuando, además de teletrabajar desde España, acude con regularidad a la sede de la empresa: entonces trabaja usted en dos Estados y la ley aplicable se decide por porcentajes. El criterio general es que realizar en España, que es su país de residencia, una parte sustancial de la actividad (orientativamente, un 25 % del tiempo de trabajo o de la retribución) atrae a España toda la cotización.

La segunda es el Acuerdo Marco europeo sobre teletrabajo transfronterizo habitual, aplicable desde el 1 de julio de 2023: permite pedir que usted siga cotizando en el país de la empresa cuando el teletrabajo desde su país de residencia se queda por debajo del 50 % del tiempo de trabajo. Solo sirve si los dos Estados lo han firmado, no se aplica de oficio (hay que solicitarlo) y se documenta con un certificado A1 por un máximo de tres años renovables. Comprobar si su país está entre los firmantes es el primer paso, porque de ello depende toda su factura de cotización.

Fuera de la Unión Europea, del Espacio Económico Europeo y de Suiza manda el convenio bilateral de seguridad social que España tenga firmado con ese país, si existe. Sin convenio, cotizar en España es la única salida. Y cuando la legislación aplicable es la española y usted viaja a la sede de la empresa, el papel que evita que le reclamen cotizaciones allí depende del destino: el certificado A1 solo se expide dentro de los reglamentos europeos (Unión Europea, Espacio Económico Europeo y Suiza, y Reino Unido por el Acuerdo de Retirada), mientras que para un país con convenio bilateral o con el Convenio Multilateral Iberoamericano se expide el formulario propio de ese convenio. Lo tramitamos en la ficha del Certificado A1 de desplazamiento.

Sí, si acaba de llegar. El régimen especial de trabajadores desplazados, conocido como régimen Beckham, permite tributar al 24 % sobre los primeros 600.000 euros de rendimientos del trabajo y al 47 % sobre el exceso, en lugar de aplicar la escala general progresiva. Dura el año del traslado y los cinco siguientes.

Desde la ley de startups de 2022 cabe expresamente el teletrabajador: quien traslada su residencia a España y, sin que se lo ordene el empleador, presta su trabajo a distancia mediante el uso exclusivo de medios informáticos, telemáticos y de telecomunicación. Hacienda le pedirá un documento del empleador que reconozca la relación laboral, la fecha de inicio de la actividad que conste en el alta en la Seguridad Social española (o en la documentación que permita mantener la seguridad social de origen) y la duración estimada del trabajo en España.

Los dos requisitos que más solicitudes tumban son no haber sido residente fiscal en España en los cinco periodos impositivos anteriores y no obtener rentas mediante un establecimiento permanente en España. Y una advertencia sobre el 24 %: es el tipo de territorio común. País Vasco y Navarra tienen impuesto sobre la renta propio y reglas propias para desplazados, así que esa cifra no vale si usted tributa en territorio foral.

El régimen no se aplica solo: se opta con el modelo 149 dentro de los seis meses siguientes a la fecha de inicio de la actividad que conste en el alta en la Seguridad Social en España y, a partir de ahí, cada año se declara con el modelo 151 en lugar de la declaración ordinaria. A cambio pierde mínimos personales y familiares y deducciones autonómicas, de modo que en sueldos moderados puede salir perdiendo. Nosotros comparamos las dos cuotas antes de presentar nada: puede ver el importe actualizado en la ficha del Régimen Beckham.

Una empresa extranjera sin establecimiento permanente en España no está obligada a practicarle retención a cuenta del IRPF. Usted cobra el bruto y liquida el impuesto entero en la declaración anual del año siguiente. Es el problema de tesorería más caro de esta situación: conviene apartar cada mes la parte que después habrá que ingresar de golpe.

Cobrar sin retención tampoco le libra de declarar, al contrario. El umbral que obliga a presentar la declaración es mucho más bajo cuando el pagador no está obligado a retener, así que en la práctica casi cualquier sueldo obliga a presentar la renta.

Si mantiene cuentas, valores, inmuebles o criptomonedas fuera de España, hay dos declaraciones informativas anuales (modelos 720 y 721) que se presentan al superar sus umbrales. Quien está acogido al régimen de impatriados no presenta el modelo 720 durante los años en que se aplica el régimen, porque tributa con las reglas de los no residentes: solo por sus rentas españolas, con la excepción del sueldo, que tributa íntegro.

Es el riesgo que de verdad preocupa al departamento fiscal de la empresa y el motivo por el que muchas dicen que no al teletrabajo desde España. Si desde su casa usted negocia y concluye contratos que vinculan a la empresa, o si la empresa le impone formalmente su vivienda como oficina y asume sus gastos, la Agencia Tributaria puede apreciar que esa empresa tiene un establecimiento permanente en España, con obligación de declarar aquí el beneficio que se le atribuya.

Un puesto puramente técnico, sin capacidad de vincular a la empresa y con el ordenador portátil como único medio, está en la zona razonablemente segura. Pero la Dirección General de Tributos resuelve caso por caso y mira los medios materiales y humanos que la empresa controla realmente en España, no la etiqueta del puesto.

El detalle que casi nadie mira: el convenio multilateral de la OCDE (MLI) ha modificado la cláusula de agente dependiente de buena parte de los convenios firmados por España y ha ampliado los supuestos en los que se aprecia establecimiento permanente. Antes de dar por buena una respuesta hay que leer el convenio del país de su empresa en su versión ya modificada, que es lo que hacemos al abrir el expediente.

Entonces la extranjería va primero. La Ley 14/2013 de emprendedores, con el capítulo añadido por la ley de startups, creó el visado y la autorización de residencia para teletrabajo de carácter internacional, la vía del nómada digital: trabajar en remoto para empresas situadas fuera de España, por cuenta ajena solo para empleadores extranjeros, o por cuenta propia siempre que el trabajo para empresas situadas en España no supere el 20 % del total de su actividad profesional.

Si ya está en España en situación regular, se pide la autorización de residencia de tres años ante la Unidad de Grandes Empresas y Colectivos Estratégicos, que resuelve en veinte días y donde el silencio es positivo. Si está fuera, lo que se pide es el visado de teletrabajo de hasta un año en el consulado español de su país. Entre los requisitos hay que acreditar medios económicos equivalentes al 200 % del salario mínimo interprofesional vigente, con incrementos por cada familiar que le acompañe.

Esta autorización es además la puerta natural al régimen de impatriados, así que el orden y las fechas importan: el plazo de seis meses del modelo 149 empieza a correr con la fecha de inicio de la actividad que conste en el alta en la Seguridad Social y no espera a que usted termine el resto de gestiones. Puede ver el importe actualizado en la ficha del Visado y Residencia de Nómada Digital.

Managora lo prepara y lo presenta por usted de principio a fin: la inscripción de su empresa en la Seguridad Social como empresario sin establecimiento, su alta, el acuerdo para que las cuotas se ingresen sin fricción, el certificado A1 cuando procede, la autorización de teletrabajo internacional, el modelo 149 dentro de plazo y su declaración anual.