Certificado digital y firma electronica para empresa y autonomo

El certificado digital es un fichero electrónico, emitido por un prestador de confianza como la FNMT, que acredita la identidad de una persona o de una entidad ante la Administración y ante terceros. Es la base sobre la que después se firma y se sella.

Conviene no confundir tres conceptos. El certificado identifica. La firma electrónica la realiza una persona física (el firmante) y expresa su voluntad sobre un documento concreto. El sello electrónico está vinculado a la persona jurídica (la entidad) y garantiza el origen y la integridad del documento, normalmente en procesos automatizados o masivos, sin que intervenga una persona en cada operación.

Para una empresa, la identidad digital se articula en tres piezas: el certificado de representante (con el que su representante firma en nombre de la sociedad), el sello electrónico de empresa (para actuaciones automatizadas) y, cuando se necesita el máximo valor legal, la firma electrónica cualificada eIDAS.

Las sociedades (SA, SL y demás personas jurídicas) están obligadas a relacionarse por medios electrónicos con las Administraciones Públicas (Ley 39/2015, artículo 14.2). En la práctica, sin certificado no pueden presentar impuestos ni recibir notificaciones.

Si su sociedad tiene administrador único o solidario inscrito en el Registro Mercantil, le corresponde el certificado de representante para administrador único o solidario. El resto de entidades y los apoderados con poderes de representación utilizan el certificado de representante de persona jurídica.

El autónomo es persona física: para sus trámites usa el certificado de persona física de la FNMT (gratuito), no el de representante. Además, los autónomos están obligados a relacionarse electrónicamente con la Seguridad Social desde 2018. Managora le indica el certificado exacto que le corresponde según su forma jurídica.

Presentar y pagar impuestos en la sede de la Agencia Tributaria (IVA con el modelo 303, retenciones, Impuesto sobre Sociedades, censos) y consultar sus datos fiscales.

Recibir y leer las notificaciones electrónicas a través de la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú). Para las personas jurídicas la notificación es siempre electrónica, de modo que sin certificado no llega a enterarse de requerimientos ni plazos.

Participar en contratación pública: presentar ofertas y documentación en la Plataforma de Contratación del Sector Público exige firma electrónica. También sirve para operar con la Seguridad Social (Sistema RED, sede de la TGSS), el Registro Mercantil, la administración autonómica y local, firmar contratos y emitir facturas electrónicas por FACe.

Managora tramita el sello electrónico de empresa y la firma cualificada eIDAS de principio a fin; el importe actualizado figura en la ficha de cada servicio.

El proceso de la FNMT tiene cuatro fases: configuración previa del equipo, solicitud en línea (que genera un código de solicitud enviado por correo), acreditación de la identidad y descarga del certificado, aproximadamente una hora después de acreditarse.

La acreditación puede ser en línea o presencial. En línea (recomendada) está disponible para entidades con NIF que empieza por A, B, C o D, pero exige que el representante disponga ya de un certificado de persona física de la FNMT en vigor (obtenido de forma presencial o por vídeo-identificación, con menos de 5 años y que no proceda de una renovación en línea). Sin ese certificado previo, la acreditación es presencial, en una oficina de acreditación (Agencia Tributaria, CNMV u otras). El administrador único o solidario puede además acreditarse por vídeo-identificación y obtener el certificado íntegramente en línea con un certificado de persona física de la FNMT o el DNI electrónico.

Documentación habitual: NIF de la entidad, escritura de constitución, poderes vigentes inscritos y certificado del Registro Mercantil sobre el cargo cuando proceda. Managora reúne la documentación, realiza la solicitud y le entrega el certificado instalado y con copia de seguridad.

El certificado de representante (persona jurídica y administrador único o solidario) se emite con una validez de 2 años. El sello electrónico de entidad puede emitirse por 1, 2 o 3 años. El sello electrónico de Administración Pública tiene una validez de 36 meses.

El certificado de representante de empresa no se renueva por internet: ni el de administrador único o solidario ni el de persona jurídica admiten renovación en línea. Para seguir operando hay que solicitar un certificado nuevo antes de que caduque el que tiene. La vía más ágil es acreditar la identidad en línea (NIF que empieza por A, B, C o D), siempre que el representante disponga ya de un certificado de persona física de la FNMT en vigor; de lo contrario, la acreditación es presencial. Conviene no apurar el vencimiento: si el certificado caduca, deja de poder firmar y presentar, y en cualquier caso debe tramitar uno nuevo desde el principio.

Managora vigila el vencimiento de su certificado y solicita a tiempo el nuevo para que su empresa no se quede sin acceso a impuestos ni notificaciones.

La reforma eIDAS 2 (Reglamento (UE) 2024/1183, en vigor desde el 20 de mayo de 2024) modifica el Reglamento eIDAS 910/2014 y crea el marco europeo de identidad digital.

Antes del 24 de diciembre de 2026, cada Estado miembro debe ofrecer al menos una Cartera Europea de Identidad Digital (EUDI Wallet) y las administraciones públicas deberán aceptarla. En España se denomina Cartera IDUE y la FNMT participa como emisora en el entorno piloto.

Su certificado y su sello actuales siguen siendo válidos. La cartera digital se sumará como opción adicional, sin sustituir de golpe a los certificados de la FNMT ni al sistema Cl@ve.